BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Motiverer det dig at være tæt på ledelsen, og har du lyst til at bidrage til at skabe helhed og overblik, kan du samtidigt se dig selv være den centrale person i koordinering og administration, så er det her lige stillingen for dig.
Som vores nye afdelingsledelsessekretær skal du kunne lide en omskiftelig hverdag, hvor der kan være korte deadlines og opgaverne hen over en arbejdsdag kan være mangeartede. Du skal selv kunne strukturere din arbejdsdag og dermed også kunne trives med en høj grad af selvstændige opgaver, men samtidig være god til at indgå i samarbejde med kolleger i afdelingen og på tværs af hospitalet.
I din stilling som afdelingsledelsessekretær bliver din rolle at supportere og understøtte afdelingsledelsen. Du har blik for at sikre god forberedelse af høj kvalitet og at sikre at tingene fungerer gennem god dialog, relationer og organisatorisk talent. Du er ansigtet udadtil og din kontaktflade vil være stor både intern og eksternt på AUH.
Afdelingsledelsen består af en cheflæge og en chefsygeplejerske.
Arbejdsfeltet
Opgaverne er mangfoldige og til tider også uforudsigelige. Afdelingsledelsen har brug for support til kalenderstyring samt planlægning af og klargøring til møder, f.eks. udsendelse af dagsordener, være proaktiv i forhold til at sikre forberedelse og opfølgning. Andre opgaver kunne være
- Udarbejdelse af PowerPoint præsentationer
- Referent for LMU, funktionsledermøder og andre relevante møder afdelingsledelsen afholder
- Regnskabsmæssige opgaver bl.a. i ØS
- Ansættelse af personale, udarbejdelse af stillingsopslag, osv.
- Klargøring til møder, herunder at bestille forplejning, osv.
- Mailhåndtering for chefsygeplejersken
- Væsentlig medspiller i udarbejdelse af oplæg, nyhedsbreve, skriftlig/strategisk kommunikation til eksempelvis hospitalsledelsen, regionen og andre samarbejdspartnere.
- Vagtplanlægning for læger og udarbejdelse af ugeskemaer (foregår i samarbejde med funktionsledelsessekretæren)
Der vil forekomme møder ca. 10-12 gange årligt, der løber ud over normal arbejdstid, hvor afdelingsledelsessekretæren forventes at kunne deltage som referent.
Som person lægger vi vægt på, at du
- er uddannet lægesekretær eller anden relevant uddannelse, f.eks. arbejdet som direktionssekretær eller lignende administrativ baggrund
- skal kunne håndtere fortrolig information og oplysninger
- er struktureret, selvstændig, skaber overblik
- har gode kommunikative egenskaber både i skrift og tale
- har gode samarbejdsevner
- er kompetent IT-bruger, herunder Word, Excel, PP og evt. EPJ
- er nysgerrig på nye systemer, det forventes, at du enten har erfaring med BI-portalen og ESDH eller har lyst til at lære disse systemer at kende på brugerniveau
- har et stort servicegen og tager opgaverne, som de kommer, om det er en stor rapport, der skal udfærdiges, eller om det er kaffe til et møde, der skal bringes for at tingene glider
- er tilgængelig, fleksibel og imødekommende
Vi tilbyder
- En stilling, hvor du selv kan være med til at præge dine arbejdsopgaver og med stor grad af selvbestemmelse i udførelsen af dine opgaver
- Mulighed for hjemmearbejdsdage
- Et godt arbejdsmiljø med hjælpsomme og dygtige kolleger
- Kontorplads på Plan 7 med god udsigt og søde kolleger
- Gode muligheder for efter-/videreuddannelse
- En vagtfri stilling
Vi har brug for dig fra 1. august 2023 eller efter aftale. Arbejdstiden er som udgangspunkt 37 timer pr. uge.
Funktionen refererer til den ledende lægesekretær.
Vi er ca. 260 ansatte på Mave- og Tarmkirurgi, heraf 27 i sekretærgruppen samt lægesekretærelever/studerende. Du kan se frem til at blive en del af en højt specialiseret afdeling, hvor vi er stolte af at udfylde en vigtig funktion, der gør en forskel for mange tusinde patienter hvert år.
Løn-og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst. Ansættelsen er betinget af en tilfredsstillende børneattest.
Kunne du tænke dig at vide mere om stillingen og arbejdsopgaver, er du meget velkommen til at kontakte ledende lægesekretær Tinna Lauritsen på 2649 8969 eller tilaur@rm.dk eller afdelingsledelsen ved chefsygeplejerske Knirke Hartmann på 2731 6868 eller knirke.h.thomsen@rm.dk.
Har du lyst til at komme på besøg i afdelingen, kan det også arrangeres. Det er også muligt at rekvirere funktionsbeskrivelse ved ledende lægesekretær Tinna Lauritsen.
Send din ansøgning og CV via nedenstående link senest den 1. juni 2023. Der afholdes samtaler i uge 23, 2023.
Stillingen er som udgangspunkt en fuldtidsstilling.
Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Aarhus Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: fuldtid
-Arbejdsgiver:
Region Midtjylland, Palle Juul-Jensens Boulevard 99, 8200 Aarhus N
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 01-06-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Ved skriftlig henvendelse: https://midtjob.dk/ad/attraktiv-og-sjaeldent-udbudt-stilling-som-sekretaer-for-afdelingsledelsen-ved-mave/guwrtb/da
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5834569